Kommunikation i foreningen
Bestyrelsen har forskellige muligheder for at kommunikere i foreningen, både internt i bestyrelsen, internt i hele foreningen og eksternt til omverdenen.
Det kan ikke altid lade sig gøre at mødes fysisk og holde bestyrelses- eller udvalgsmøde. Derfor har ABF udviklet en guide til, hvordan man skaber de bedste vilkår for et videomøde.
En vigtig opgave for bestyrelsen er også at informere andelshaverne om de ting, der sker i foreningen og om de opgaver, som bestyrelsen arbejder med.
Mindre foreninger vil nemt kunne afholde beboermøder efter behov, mens større foreninger kan have svært ved at samle alle andelshavere. Afhængig af foreningen kan det være en fordel at have en maillingliste, udsende et beboerblad, oprette en hjemmeside eller hænge opslag i opgangene.
I både store og små foreninger kan ovenstående suppleres med en lille bog med vigtige oplysninger om foreningen. ABF kalder den 'Foreningens Bog' og har udarbejdet en skabelon, som foreninger kan bruge.
Husk, at der gælder særlige regler for andelsboligforeningers håndtering af persondata på fx hjemmesider, i referater og på de sociale medier.
ABF's guide til bedre videomøder
- Hav en stram mødedisciplin
Det er altid godt at have en god dagsorden og stram mødestyring, men ved video-møder er det endnu mere nødvendigt end ved fysiske møder. Det er strengt nødvendigt at der ikke foregår smalltalk eller side-samtaler, som der ellers kan være ved møder. - Definér møderammen
Indkalder I til bestyrelsesmøde eller til tirsdagskaffe? Er I fem eller 25 mødedeltagere, og kan jeres systemer klare det? Start med at få styr på møderammen, og vælg den rigtige tekniske løsning. - Send link til mødedeltagere
Det er mødelederen, som i udgangspunktet sender link til mødet til de andre mødedeltagere før mødestart, og som har ansvar for, at alle på forhånd kan deltage i mødet. Mødelederen sender også dagsorden inden mødet. Møder uden dagsorden er ”no go”, med mindre I mødes for at hygge. - Tjek teknikken
Tjek din mobil, bærbar eller computer inden mødet, og log på i god tid, så mødet kan starte til tiden, og man ikke skal bruge de første 20 minutter på at vente på at folk får styr på deres mikrofon osv. I kan eventuelt slukke mikrofon og kamera indtil mødet starter. Test i god tid, fx dagen før, at mikrofon og kamera virker, og altid i så god tid, at du kan få hjælp, hvis teknikken driller. - Lav fælles spilleregler
Snak om, hvordan mødedeltagere får ordet. Hvem leder mødet? Hvordan stiller man spørgsmål - er det undervejs eller bagefter? Bruger I et system med chatfunktion, er det så her, at I skriver, at I gerne vil have ordet, eller rækker man hånden op? - Brug mikrofon med omtanke
Sluk mikrofonen, når du ikke taler, og tal kun, når du har fået ordet. På den måde undgår I at tale i munden på hinanden, og alle kommer til orde. Husk at tale langsomt og tydeligt, og vendt lidt længere tid, inden du svarer, end hvis du havde siddet over for personen, for at undgå overlap i samtalen.
Skriv dine pointer ned undervejs i mødet i stedet for at kommentere med det samme. - Sig til, hvis du går et øjeblik
Forlader du mødet, fx fordi du skal på toilettet eller hente en kop kaffe, så sig, at du kort forlader mødet. De andre mødedeltagere kan ikke se, hvad der foregår i dit rum. - Opdeling af mødedeltagere
Undgå i videst muligt omfang, at nogle mødedeltagere sidder i et rum sammen, mens andre sidder for sig selv. Der vil altid foregå en kommunikation mellem folk i samme rum, som dem på den anden side af en skærm ikke kan følge med i. Hvis det ikke kan undgås at nogle af mødedeltagerne sidder i samme rum, skal de være opmærksomme på, at der ikke foregår samtaler ved siden af mødet, som ikke alle kan følge med i.
Hjemmeside
Mange andelsboligforeninger har en hjemmeside, hvor man kan læse om foreningen, og hvor foreningens andelshavere har adgang til en række oplysninger om foreningen.
Om det er en god ide at oprette en hjemmeside, afhænger af foreningens størrelse og ressourcer. Hvis der er en eller flere ildsjæle i foreningen, som har lyst til at påtage sig ansvaret for at holde hjemmesiden opdateret, kan det være en rigtig god ide og en fin måde at inddrage andelshaverne i foreningen på. En hjemmeside der ikke bliver opdateret er til gengæld ikke meget værd, da den kan risikere at indeholde forkerte oplysninger om foreningen.
Fordele ved at have en hjemmeside
- Foreningen får et ansigt udadtil og styrker kommunikation internt i foreningen
- Mødeindkaldelser, indkaldelse til generalforsamling, referater, vedtægter, regnskaber og andre meddelelser kan hurtigt lægges på hjemmesiden
- Vigtige dokumenter bliver ikke væk og er tilgængelige for alle i foreningen
-
Mulighed for at uploade billeder fra fælles arrangementer
-
Man kan annoncere boliger til salg og komme i kontakt med interesserede købere
-
Potentielle købere og nye andelshavere kan nemt orientere sig om foreningen
Gode råd ved oprettelse af hjemmeside
- Der er en række steder på internettet, hvor man gratis kan oprette en hjemmeside for foreningen.
-
Slå ikke større brød op, end I kan bage - det kræver tid at vedligeholde en hjemmeside
-
Tænk over, hvad I ønsker at bruge hjemmesiden til: Skal der kun være en præsentation af foreningen, skal der være interne informationer fra bestyrelsen, og skal det fx være muligt at skrive sig på venteliste, deltage i debatter og sende beskeder til hinanden?
Foreningens bog
Som alternativ eller supplement til en hjemmeside kan man have en bog om foreningen, med relevante oplysninger for andelshavere.
Det kan fx være antal andele i foreningen, matrikelnummer, regler for brug af fælles vaskeri eller formandens telefonnummer.
Herudover kan oplysninger om værdigrundlag, beboersammensætning, faste fællesarrangementer mm. indgå i bogen, og man kan vælge at medtage forskellige oplysninger, som er relevante for en potentiel køber.
Det kan fx omfatte de lån, som foreningen har optaget, generalforsamlingsbeslutninger og særlige pligter, som påhviler de enkelte andelshavere.
Beboerblad
Et beboerblad kan være en god måde at skabe fællesskab i en større forening på. Det vil i høj grad afhænge af foreningens ressourcer, i hvilket omfang et beboerblad er et ’rigtigt’ blad eller blot nogle fotokopierede sider eller eventuelt en online blog.
Det er i hvert fald vigtigt, at det er klart hvem der har ansvaret for bladudgivelsen, da et beboerblad ellers let kan blive offer for bladdøden.
Hvis man vælger at udgive et beboerblad, bør man overveje to ting:
- Hvad er formålet med at lave et beboerblad?
- Hvad vil læserne, altså dine naboer, gerne læse om?
Hvis I kender svarene på de to spørgsmål, er det meget nemmere at komme i gang med bladet, og I sikrer, at bladet også bliver læst.
Sociale medier
Facebook er det mest udbredte sociale medie i Danmark.
Facebook er derfor umiddelbart det mest anvendelige medie i forhold til intern kommunikation, fordi mange i forvejen har en facebookprofil, og det er let at oprette en lukket, privat gruppe.
Sociale medier er meget demokratiske, da alle brugere kan starte en dialog og som udgangspunkt har lige meget at skulle have sagt.
Men man skal også være forberedt på, at diskussionen kan ryge af sporet. Derfor kan det være nødvendigt at udarbejde retningslinjer for, hvilken tone man ønsker i debatten.
Derudover skal man være opmærksom på, at det er ulovligt at offentliggøre personfølsomme oplysninger, og at forældre skal give deres accept, inden der uploades billeder af børn.
Og husk at tjekke Facebooks rettighedsbetingelser.
E-mail
En mailingliste er en simpel måde at få udsendt information fra bestyrelsen til andelshaverne på.
Det er en god idé, at bestyrelsen har sin egen bestyrelses e-mail til kommunikationen med beboerne, i stedet for at bruge bestyrelsesmedlemmers personlige e-mailkonti. På den måde sikres, at foreningens oplysninger er samlet et sted, og at bestyrelsen kan kontaktes på uændret vis, selvom der sker udskiftning af bestyrelsesmedlemmer. Adgangskoden kan blot ændres, når bestyrelsesmedlemmer træder ind og ud.
De fleste e-mailudbydere har en begrænsning på, hvor mange e-mails, der kan udsendes ad gangen, og derfor kan et egentligt nyhedsbrevssystem være nødvendigt for større foreninger. Der findes en række gratis eller billige muligheder på internettet, som kan benyttes til udsendelse af nyhedsbreve.
En mailingliste skal holdes opdateret. Sørg derfor for at få nye andelshaveres e-mailadresser på listen, og få slettet fraflyttede beboeres.
Opslagstavle
En opslagstavle er en nem og billig måde at kommunikere på, hvor alle kan hænge beskeder op og tage beskeder ned.
Fordelen ved en opslagstavle er, at den oftest kan placeres i opgangene eller ved et fælleshus, hvor andelshaverne tit kommer forbi.