Nyt samarbejde gør GDPR lettere for andelsboligforeninger
Der er mange ting man skal have styr på omkring personoplysninger og GDPR-regler, når man sidder som bestyrelse i en andelsboligforening. Nu har et samarbejde mellem ABF og Datatilsynet gjort det hele lidt lettere.
Må man egentlig skrive navne på folk i offentlige bestyrelsesreferater, må alle se hvem der står på foreningens venteliste – og hvordan deler vi egentlig oplysninger, når der er sager vi skal tage os af i foreningen?
Vi har allesammen hørt om GDPR-regler og at andelsboligforeningerne også skal have styr på de personoplysninger, som de har, men det kan godt være svært at finde rundt i, når man sidder i bestyrelsen og bogfører, tager referat eller bare sørger for at tingene kører.
Derfor kan I nu glæde jer over, at det med personoplysninger, GDPR-regler og muligheder, nu bliver meget mere klart og lettere at finde rundt i.
I sidste uge lancerede Datatilsynet nemlig et nyt ”digitalt univers” – en hjemmeside - hvor man netop som andelsboligforening, kan få svar, råd og eksempler på, hvordan man skal gøre, når man er i tvivl om noget med GDPR.
Siden er udviklet så den direkte henvender sig til mindre foreninger – af alle typer - men der er særligt taget højde for andelsboligforeningerne.
- Vi har fra ABF’s side været med i udviklingsarbejdet, sammen med Datatilsynet, for at informationerne tager højde for alle dem, der sidder i en andelsboligforening. Vi ved fra den daglige rådgivning netop hvilke ting, som man sidder med i foreningerne og det har vi taget med videre til Datatilsynet, inden siden blev lanceret, fortæller Anne Kristensen, der er juridisk chef i ABF.
Hjælper andelsboligforeninger
ABF er således officiel samarbejdspartner på det nye GDPR-univers og har haft medlemsrådgivningen til at gennemgå materialet fra Datatilsynet, ligesom organisationen er kommet med en række forslag og muligheder til, hvordan man kan hjælpe andelsboligforeninger med bedre at forstå reglerne omkring personoplysninger.
- Det er rigtig vigtigt, at man som bestyrelse i en andelsboligforening har styr på hvad man kan, må og skal, når det kommer til personoplysninger, og selvom vi i ABF selv har afholdt kurser, har lavet eget materiale og gerne rådgiver vores medlemmer, så kan det være en hjælp, at foreningerne i ro og mag kan kigge rundt på den nye side og læse mere om, hvordan det helt konkret hænger sammen, siger ABF’s juridiske chef.
De syv trin
Selve siden tager udgangspunkt i syv trin, som man som forening bør tage stilling til.
Trinene er som følger:
Trin 1: Skab overblik – Hvor har I personoplysninger og hvem håndterer dem?
Trin 2: Spørg jer selv ”hvorfor” – Er der en god grund til I har de konkrete oplysninger?
Trin 3: Husk at slette – Overvej hvor lang tid I skal have oplysningerne og husk at få slettet.
Trin 4: Oplys om, at I behandler personoplysninger – dem I har oplysninger om, har ret til at vide at I har dem og hvad I bruger dem til.
Trin 5: Sørg for at have gode procedurer - Hvad gør I når nogen beder om oplysninger og hvem gør hvad?
Trin 6: Husk sikkerheden – Beskyt jeres oplysninger godt fra udefrakommende.
Trin 7: I er også ansvarlige, når I deler – fortæller om det ansvar I har, når i har med persondata at gøre.
Inden for hvert trin eller tema, kan man læse mere om hvad man skal gøre, ligesom der gives eksempler på situationer, man kan stå i.
Når I bruger siden, så husk at det hele er lavet så der er afsnit og oplysninger, som specifikt tager højde for hvordan man skal forholde sig som ”boligforening” – herunder andelsboligforening.
Læs mere på:
ABF har også lavet eget materiale og vejledning om GDPR og behandling af personoplysninger, som kan findes under Lov & Fakta – det har været tilgængeligt siden loven trådte i kraft i 2018 og bliver løbende blevet opdateret.
Læs mere på:
