lovogfakta.jpg

Kommunikation i foreningen

En vigtig opgave for bestyrelsen er at informere andelshaverne om de ting, der sker i foreningen og om de opgaver, som bestyrelsen arbejder med.

Mindre foreninger vil nemt kunne afholde beboermøder efter behov, mens større foreninger kan have svært ved at samle alle andelshavere. Afhængig af foreningen kan det være en fordel at have en maillingliste, udsende et beboerblad, oprette en hjemmeside eller hænge opslag i opgangene.

I både store og små foreninger kan ovenstående suppleres med en lille bog med vigtige oplysninger om foreningen. ABF kalder den 'Foreningens Bog' og har udarbejdet en skabelon, som foreninger kan bruge.

Husk, at der gælder særlige regler for andelsboligforeningers håndtering af persondata på fx hjemmesider, i referater og på de sociale medier. 

>> Læs mere om persondata

Hvilke medier kan bruges til information?


Hjemmeside

Mange andelsboligforeninger har en hjemmeside, hvor man kan læse om foreningen, og hvor foreningens andelshavere har adgang til en række oplysninger om foreningen.

Om det er en god ide at oprette en hjemmeside, afhænger af foreningens størrelse og ressourcer. Hvis der er en eller flere ildsjæle i foreningen, som har lyst til at påtage sig ansvaret for at holde hjemmesiden opdateret, kan det være en rigtig god ide og en fin måde at inddrage andelshaverne i foreningen på. En hjemmeside der ikke bliver opdateret er til gengæld ikke meget værd, da den kan risikere at indeholde forkerte oplysninger om foreningen.

>> Læs mere om ABF's foreningshjemmesider

Fordele ved at have en hjemmeside

  • Foreningen får et ansigt udadtil og styrker kommunikation internt i foreningen
  • Mødeindkaldelser, indkaldelse til generalforsamling, referater, vedtægter, regnskaber og andre meddelelser kan hurtigt lægges på hjemmesiden
  • Vigtige dokumenter bliver ikke væk og er tilgængelige for alle i foreningen
  • Mulighed for at uploade billeder fra fælles arrangementer
  • Man kan annoncere boliger til salg og komme i kontakt med interesserede købere
  • Potentielle købere og nye andelshavere kan nemt orientere sig om foreningen

Gode råd ved oprettelse af hjemmeside

  • Der er en række steder på internettet, hvor man gratis kan oprette en hjemmeside for foreningen.
  • Slå ikke større brød op, end I kan bage - det kræver tid at vedligeholde en hjemmeside
  • Tænk over, hvad I ønsker at bruge hjemmesiden til: Skal der kun være en præsentation af foreningen, skal der være interne informationer fra bestyrelsen, og skal det fx være muligt at skrive sig på venteliste, deltage i debatter og sende beskeder til hinanden?
  • Tænk over, hvem der skal vedligeholde indholdet, og hvem der har ansvaret for at lægge fx mødeindkaldelser og referater på siden.

Foreningens bog

Som alternativ eller supplement til en hjemmeside kan man have en bog om foreningen, med relevante oplysninger for andelshavere.

Det kan fx være antal andele i foreningen, matrikelnummer, regler for brug af fælles vaskeri eller formandens telefonnummer.

Herudover kan oplysninger om værdigrundlag, beboersammensætning, faste fællesarrangementer mm. indgå i bogen, og man kan vælge at medtage forskellige oplysninger, som er relevante for en potentiel køber.

Det kan fx omfatte de lån, som foreningen har optaget, generalforsamlingsbeslutninger og særlige pligter, som påhviler de enkelte andelshavere.

>> Læs mere om Foreningens bog


Beboerblad

Et beboerblad kan være en god måde at skabe fællesskab i en større forening på. Det vil i høj grad afhænge af foreningens ressourcer, i hvilket omfang et beboerblad er et ’rigtigt’ blad eller blot nogle fotokopierede sider eller eventuelt en online blog.

Det er i hvert fald vigtigt, at det er klart hvem der har ansvaret for bladudgivelsen, da et beboerblad ellers let kan blive offer for bladdøden.

Hvis man vælger at udgive et beboerblad, bør man overveje to ting:

  1. Hvad er formålet med at lave et beboerblad?
  2. Hvad vil læserne, altså dine naboer, gerne læse om?

Hvis I kender svarene på de to spørgsmål, er det meget nemmere at komme i gang med bladet, og I sikrer, at bladet også bliver læst.

Sociale medier

Facebook er det mest udbredte sociale medie i Danmark.

Facebook er derfor umiddelbart det mest anvendelige medie i forhold til intern kommunikation, fordi mange i forvejen har en facebookprofil, og det er let at oprette en lukket, privat gruppe.

Sociale medier er meget demokratiske, da alle brugere kan starte en dialog og som udgangspunkt har lige meget at skulle have sagt.

Men man skal også være forberedt på, at diskussionen kan ryge af sporet. Derfor kan det være nødvendigt at udarbejde retningslinjer for, hvilken tone man ønsker i debatten.

Derudover skal man være opmærksom på, at det er ulovligt at offentliggøre personfølsomme oplysninger, og at forældre skal give deres accept, inden der uploades billeder af børn.

Og husk at tjekke Facebooks rettighedsbetingelser.

Opslagstavle

En opslagstavle er en nem og billig måde at kommunikere på, hvor alle kan hænge beskeder op og tage beskeder ned.

Fordelen ved en opslagstavle er, at den oftest kan placeres i opgangene eller ved et fælleshus, hvor andelshaverne tit kommer forbi.