lovogfakta.jpg

Coronavirus - foreningens drift og generalforsamling

Coronakrisen gør, at man må tage særlige forholdsregler fx i forbindelse med afholdelse af generalforsamling. Her kan I få svar på de mest stillede spørgsmål om, hvordan man skal forholde sig som andelsboligforening.

Indhold:

Har I brug for yderligere rådgivning?

Hvis I har spørgsmål, som I savner svar på, er bestyrelsen altid velkommen til at kontakte ABF’s medlemsrådgivning på tlf. 33 86 28 30 mellem kl. 9-14 eller på mail abf@abf-rep.dk.


 

Hvor kan vi søge information henne?

ABF anbefaler, at andelsboligforeninger følger myndighedernes vejledning og løbende holder øje med sundhedsstyrelsens hjemmeside www.sst.dk/coronavirus.

ABF kan ikke give konkret vurdering af, om et arrangement skal afvikles eller ej, da vi ikke besidder den nødvendige sundhedsfaglige ekspertise. Har I sundhedsfaglige spørgsmål, bekymringer eller mistanke om smitte, skal I kontakte den fælles myndigheds-hotline på telefon 70 20 02 33.

 

Skal vi udskyde generalforsamlingen?

På baggrund af myndighedernes anbefalinger, er det op til den enkelte forening at vurdere, om det er mest ansvarligt at udskyde foreningens generalforsamling. I mange andelsboligforeninger bor der sårbare og udsatte grupper, herunder ældre mennesker og kronisk syge, som der bør tages et særligt hensyn til.

Uanset indholdet af foreningens vedtægter, kan der ske en udskydelse af den ordinære generalforsamling, hvis det vurderes at være uforsvarligt eller i strid med myndighedernes anbefalinger at gennemføre. Det er vigtigt, at I som bestyrelse fortæller medlemmerne, hvorfor I har valgt at udskyde generalforsamlingen, og melder en ny dato ud for generalforsamlingen, når det er muligt. Generalforsamlingen kan kun udskydes indtil det forventes at være muligt at gennemføre den. Dog afholdes der normalt ikke generalforsamlinger i juli måned, hvor det må forventes, at andelshaverne holder sommerferie.

Hvis generalforsamlingen udskydes, når der allerede er indkaldt, er den gamle annulleret. Der skal derfor ske indkaldelse på ny efter vedtægternes regler til den nye dato, og det betyder, at alle frister følger den nye dato. Fx vil andelshaverne igen kunne indsende forslag. Hvis det viser sig at en tidligere udmeldt dato ikke lader sig gøre, må man gentage proceduren og aflyse osv.

Hvis foreningen vurderer, at det er forsvarligt at gennemføre generalforsamlingen, bør I gøre medlemmerne opmærksomme på, at de skal følge sundhedsmyndighedernes anvisninger.

Medlemmerne kan give fuldmagt i henhold til vedtægternes regler. Har foreningen ABF’s standardvedtægter, kan andelshaverne fx give fuldmagt til en anden andelshaver, hvis det ikke er muligt at give fuldmagt til en ægtefælle eller et myndigt husstandsmedlem. En andelshaver kan dog kun afgive én stemme i henhold til fuldmagt.

Det vil ofte fremgå af vedtægterne, at andelshavers ægtefælle og myndige husstandsmedlemmer også har adgang til generalforsamlingen, ligesom andelshaver kan medbringe en personlig rådgiver. Det er ABF’s vurdering, at det på baggrund af myndighedernes anbefalinger vil være sagligt begrundet at begrænse antallet af mulige deltagere til én fra hver andel.

 

til toppen

Kan vi afholde generalforsamling på alternativ vis?

Har foreningen ABF’s standardvedtægter, er der ikke mulighed for at afholde generalforsamlingen på anden vis, medmindre alle andelshavere giver samtykke. Bestyrelsens beretning, godkendelse af regnskab og budget, valg til bestyrelse mv. må afvente, at det bliver muligt at gennemføre generalforsamlingen.

Kun i tilfælde, hvor det er kritisk for foreningen, hvor foreningen vil tabe penge eller der er risiko for skade på foreningens bygning, må der findes en alternativ måde at få truffet beslutning på.

ABF anbefaler i så fald, at det relevante materiale og afstemningsblanket afleveres i postkassen hos de enkelte andelshavere med en frist for tilbagemelding. Det skal sikres, at ingen andelshavere er udelukket fra at give deres mening til kende, og vedtægternes regler for beslutningsdygtighed og flertalskrav skal overholdes. Har foreningen ABF’s standardvedtægter betyder det fx, at mindst 1/5 af andelshaverne skal have givet en tilbagemelding, hvis der er tale om en beslutning, der kan træffes med simpelt flertal.

Der kan også holdes generalforsamling med en begrænset dagsorden, hvor alle ikke-kritiske punkter bliver udskudt. Det forudsætter, at det kan gøres forsvarligt og i henhold til myndighedernes anbefalinger, fx ved at andelshaverne mødes udendørs med den anbefalede afstand til hinanden. Også her vil det være fornuftigt at benytte fuldmagter for udsatte/sårbare andelshavere.

 

til toppen

Hvem kører foreningen videre, hvis generalforsamlingen bliver udskudt?

ABF anbefaler, at bestyrelsen forsætter frem til generalforsamlingen er afholdt.

Årsregnskab og budget
Hvis årsregnskab og budget ligger klar, bør det udsendes til andelshaverne, selvom generalforsamlingen bliver udskudt.

Indtil generalforsamlingen kan godkende budgettet, må bestyrelsen holde sig inden for et for foreningen sædvanligt driftsbudget. Det betyder, at foreningens løbende driftsudgifter naturligvis må betales, herunder sædvanlige udgifter til almindelig vedligeholdelse af ejendommen.

Der kan være akut behov for en boligafgiftsstigning, fordi foreningens almindelige driftsudgifter er steget. Hvis det er tilfældet, er det vores anbefaling, at bestyrelsen får mandat til dette, ved at udsende budget og afstemningsblanket til andelshaverne med en rimelig frist for tilbagemelding.

Andelsværdi
Der kan være andelshavere, der ønsker at sælge i den periode, hvor generalforsamlingen er udskudt. Som udgangspunkt må det ske til den andelsværdi, der senest er godkendt på generalforsamlingen, dvs. den "gamle" andelsværdi.

Har foreningen ABF’s standardvedtægter, er der i § 14 mulighed for at aftale en reguleringsklausul. Det betyder, at det kan aftales i overdragelsesaftalen, at prisen for boligen kan reguleres, når generalforsamlingen har godkendt en ny andelsværdi.

>> Læs mere om reguleringsklausuler 

Hvis bestyrelsen konstaterer et væsentligt fald i andelsværdierne, er bestyrelsen forpligtet til at nedsætte andelsværdierne. Denne forpligtelser fremgår også af § 14 i ABF’s standardvedtægter. Det kan fx være på grund af et fald i ejendommens værdi eller væsentlige kursreguleringer af gælden. Bestyrelsen skal tage hensyn til generalforsamlingsbestemte henlæggelser, der fx typisk kan være øremærkede til værdiforringelse af ejendommen.

 

til toppen

Kan bestyrelsen stadig holde møder?

Det er op til bestyrelsen løbende at vurdere, om det er forsvarligt at afholde fysiske møder. Overvej, om der er bestyrelsesmedlemmer, der kan være særligt sårbare på grund af kroniske sygdomme eller lignende.

De færreste foreninger har vedtægtsbestemte rammer for bestyrelsesmøder. Det giver jer mulighed for at udskyde møder på baggrund af en konkret vurdering af de aktuelle anbefalinger fra myndighederne. I kan overveje at afholde mødet digitalt eller via telefonmøder, hvis I har sager/beslutninger, der ikke kan vente.

 

 til toppen

Skal vi aflyse aktiviteter i foreningen? (Fx arbejdsdage eller andre fællesarrangementer)

ABF anbefaler, at I følger myndighedernes anbefalinger nøje, så I undgår at udsætte andelshavere for unødig smitterisiko.

Hvis I vælger at afholde aktiviteter, bør I følge Sundhedsstyrelsens råd og også sikre, at deltagerne kender rådene fx ved at gennemgå Sundhedsstyrelsens råd, når I afholder aktiviteter. Sørg for, at der er mulighed for hyppig håndvask og stil eventuelt håndsprit frem til alment brug.

Print eventuelt sundhedsmyndighedernes plakat og hæng den op i fælleshus, opgange og/eller andre steder hvor folk kommer forbi.

>> Download plakaten her

 

Erhverv i foreningen

Har foreningen erhvervsandele eller erhvervslejere, som er ramt af nedlukningen, kan der være overvejelser om at give henstand (sætte boligafgifts-/lejebetalingen i bero) i en begrænset periode. ABF kan ikke råde generelt om, hvad foreningerne bør gøre i denne situation, da det i høj grad må vurderes for den enkelte forening og det enkelte erhverv.

Normalt har bestyrelsen ikke mulighed for at beslutte, at der skal gives henstand til erhvervene i ejendommen. Da det dog er meget vanskeligt at afholde generalforsamling under disse særlige omstændigheder, kan bestyrelsen være nødt til at handle, hvis det er i foreningens interesse. Det kan fx være det tilfælde, hvor erhvervene er afgørende for foreningens normale drift, og hvor en aftale om henstand kan hindre, at erhvervene må dreje nøglen om. Bestyrelsen bør dog først overveje et af de alternativer for at indhente en generalforsamlingsbeslutning, som er beskrevet her på siden.

Når bestyrelsen skal vurdere, om der skal indgås en aftale med erhvervene, må der på den ene side tages højde for betydningen for foreningens økonomi, og på den anden side, om erhvervene kan hjælpes på anden vis, fx vedtagne hjælpepakker for virksomheder. Inden der træffes beslutning, bør der derfor være en dialog med foreningens kreditorer, dvs. bank/realkreditinstitut. Bestyrelsen må også overveje, at der for erhvervsandele som udgangspunkt er større sikkerhed for, at foreningen får pengene ind igen, end der er for erhvervslejere. Hvis bestyrelsen vurderer, at det er nødvendigt at indgå en aftale med et eller flere erhverv, bør det ske skriftligt, og alene aftales for en konkret, begrænset periode.

 

til toppen

 

Foreningen som arbejdsgiver

Hvis foreningen har ansatte, fx en vicevært eller trappevasker, er det foreningens ansvar som arbejdsgiver løbende at kortlægge, om der er risiko for, at de ansatte kan blive udsat for smitte.

Hvis der er risiko for smitte for ansatte, skal foreningen tilrettelægge arbejdet, så smitterisiko forebygges så effektivt som muligt, og følge Sundhedsstyrelsens generelle anbefalinger om at mindske smitten. Foreningen kan læse mere om dette på Arbejdstilsynets hjemmeside www.at.dk.

 

Forbrugsregnskaber

Regeringen har forlænget alle frister for aflæggelse af forbrugsregnskaber, fx for varmeforbrug, til 4. oktober 2020. Det har ikke betydning for regnskabsperioden og det forbrug, der indgår i forbrugsregnskabet, men alene for, hvornår regnskabet skal være aflagt.

 

Retssager og dødsboskifte

Domstolene har også været lukket ned under Coronakrisen. Der må derfor forventes længere sagsbehandlingstider i fx dødsboskiftesager, indtil domstolenes sagsbehandling er stabiliseret igen. Dette kan have betydning for overdragelsen af en andelsbolig i forbindelse med dødsfald, da boligen ikke kan overdrages, før der foreligger en skifteretsattest.

  

til toppen