lovogfakta.jpg

Kommunikation i foreningen

En vigtig opgave for bestyrelsen er at informere andelshaverne om de ting, der sker i foreningen og om de opgaver, som bestyrelsen arbejder med.

Mindre foreninger vil nemt kunne afholde beboermøder efter behov. Derudover kan det være en fordel at have en maillingliste, bruge opslagstavler eller hænge opslag i opgangene.

Større foreninger kan opleve, at det er svært at samle alle andelshavere.
I stedet kan man vælge at udsende et beboerblad, hænge opslag op i opgangene, oprette en hjemmeside eller bruge en mailingliste.

I både store og små foreninger kan ovenstående suppleres med en lille ’bog’ med vigtige oplysninger om foreningen. ABF kalder den 'Foreningens Bog' og har udarbejdet en skabelon, som foreninger kan bruge efter behov.

Hvilke medier kan bruges til information?


Hjemmeside

Mange andelsboligforeninger har en hjemmeside, hvor man kan læse om foreningen, og hvor foreningens andelshavere har adgang til en række oplysninger om foreningen.

Om det er en god ide at oprette en hjemmeside, afhænger af foreningens størrelse og ressourcer. Det er nemlig vigtigt, at der er flere i foreningen, som kan opdatere hjemmesiden.

Hvis der er en eller flere ildsjæle i foreningen, som har lyst til at holde hjemmesiden opdateret, er det en rigtig god idé og en fin måde at inddrage andelshaverne i foreningen på.

Hvis bestyrelsen er lille og har mange opgaver, er det også en god idé at oprette et hjemmesideudvalg, som påtager sig ansvaret for opdatering af hjemmesiden.

På den måde mindsker man risikoen for, at hjemmesiden ikke bliver opdateret, fordi den er nederst på bestyrelsens lange opgaveliste.

ABF's foreningshjemmesider (kun for medlemmer) 

Fordele ved at have en hjemmeside

  • Foreningen får et ansigt udadtil og styrker kommunikation internt i foreningen
  • Mødeindkaldelser, indkaldelse til generalforsamling, referater, vedtægter, regnskaber og andre meddelelser kan hurtigt lægges på hjemmesiden
  • Vigtige dokumenter bliver ikke væk og er nemme at finde for alle i foreningen
  • Besparelse på udgifter til papir og printerpatroner
  • Mulighed for at uploade billeder og videoer fra fælles arrangementer
  • Man kan annoncere boliger til salg og komme i kontakt med interesserede købere, der søger efter en andelsbolig
  • Potentielle købere og nye andelshavere kan nemt orientere sig om foreningen
  • Man kan etablere en opslagstavle til beskeder, et køb/salg/bytte-forum eller andet.

Gode råd ved oprettelse af hjemmeside

  • Der er en række steder på internettet, hvor man gratis kan oprette en hjemmeside for foreningen.
  • Slå ikke større brød op end I kan bage - det kræver tid at vedligeholde en hjemmeside
  • Tænk over, hvad I ønsker at bruge hjemmesiden til? Skal der ’kun’ være nyheder og informationer fra bestyrelsen, eller skal det f.eks. også være muligt for andre at skrive sig på venteliste, deltage i debatter og sende beskeder til hinanden?
  • Tænk over, hvem der skal vedligeholde indholdet, og hvem der har ansvaret for at lægge f.eks. mødeindkaldelser og referater på mm.


Foreningens bog

Som alternativ eller supplement til en hjemmeside kan man have en bog om foreningen, med relevante oplysninger for andelshavere.

Det kan f.eks. være antal andele i foreningen, matrikelnummer, regler for brug af fælles vaskeri eller formandens telefonnummer.

Herudover kan oplysninger om værdigrundlag, beboersammensætning, faste fællesarrangementer mm. indgå i bogen, og man kan vælge at medtage forskellige oplysninger, som er relevante for en potentiel køber.

Det kan f.eks. omfatte de lån, som foreningen har optaget, generalforsamlingsbeslutninger og særlige pligter, som påhviler de enkelte andelshavere.

Ikon pdf Download Foreningens bog (kun for medlemmer) 


Beboerblad

Det vil i høj grad afhænge af foreningens ressourcer, i hvilket omfang beboerbladet er et ’rigtigt’ blad eller blot nogle fotokopierede sider. Man bør i første omgang holde ambitionsniveauet nede.

Det er i hvert fald vigtigt, at der er flere i foreningen, som kan varetage ’bladudgivelsen’, da beboerbladet let kan blive offer for bladdøden, hvis ildsjælen bag bladet flytter eller i en periode ikke har så meget tid.

Hvis man vælger at udgive et beboerblad, bør man samtidig overveje to ting:

1. Hvad er formålet med at lave et beboerblad?

2. Hvad vil læserne, altså dine naboer, gerne læse om?

Hvis I kender svarene på de to spørgsmål, er det meget nemmere at komme i gang med bladet og I sikrer, at bladet også bliver læst. 

Sociale medier

Facebook er det mest udbredte sociale medie i Danmark.

Facebook er derfor umiddelbart det mest anvendelige medie i forhold til intern kommunikation, fordi mange i forvejen har en facebookprofil, og det er let at oprette en lukket, privat gruppe.

Sociale medier er meget demokratiske, da alle brugere kan starte en dialog og som udgangspunkt har lige meget at skulle have sagt.

Men man skal også være forberedt på, at nogle gange ryger diskussionen af sporet. Derfor kan det være nødvendigt at udarbejde retningslinjer for, hvilken tone man ønsker i debatten.

Derudover skal man være opmærksom på, at det er ulovligt at offentliggøre personfølsomme oplysninger, og at forældre skal give deres accept, inden der uploades billeder af børn.

Og husk at tjekke Facebooks rettighedsbetingelser.

Følg ABF på Facebook 

Opslagstavle

En nem og billig måde at kommunikere på.

En opslagstavle er et medie, hvor alle kan hænge beskeder op og tage beskeder ned.

Fordelen ved en opslagstavle er, at den oftest kan placeres i opgangene eller ved et fælleshus, hvor andelshaverne tit kommer forbi.