lovogfakta.jpg

Generalforsamling

Som andelshaver i en andelsboligforening er den årlige generalforsamling din mulighed for at få indflydelse på det sted, hvor du bor. Det er på det møde, at beboerne i fællesskab stemmer ja eller nej til alt fra foreningens regnskab til valg af bestyrelsesmedlemmer. Generalforsamlingen er også din mulighed for at mødes med bestyrelsen og dine naboer, at udveksle synspunkter og skabe debat, så I som beboere i fællesskab får taget de rigtige beslutninger for netop jeres forening.

Ikon pdf Overblik: tidslinje med generalforsamlingens faser
Fra ABFnyt nr. 1, 2016

Indhold:

1. Hvem skal tage initiativ til generalforsamlingen?

2. Hvem kan deltage og stemme på generalforsamlingen?

    2.1 Generel fuldmagt

    2.2 Specialfuldmagt

    2.3 Brevstemme

    2.4 Bisidder

3. Dagsorden

    3.1 Bestyrelsens beretning

    3.2 Forelæggelse af årsrapport

    3.3 Drifts- og likviditetsbudget

    3.4 Forslag

    3.5 Valg

    3.6 Eventuelt

4. Referat

5. Quorumregler

    5.1 'Særligt vigtigt' beslutninger

6. Guide: Skab den gode generalforsamling

 

1. Hvem skal tage initiativ til generalforsamlingen?

Bestyrelsen skal forberede og tilrettelægge generalforsamlingen herunder sørge for, at der udsendes rettidig indkaldelse/dagsorden forud for generalforsamlingen.

Foreningens vedtægter har typisk en bestemmelse om, under hvilke rammer der kan indkaldes til generalforsamling. Hvis der ikke er det, bør der være angivet en dagsorden i indkaldelsen, så andelshaverne har mulighed for at undersøge og vurdere forslagene forud for generalforsamlingen.

Ifølge ABF’s standardvedtægt skal indkaldelse ske skriftligt til alle medlemmer med angivelse af dagsorden med 14 dages varsel. Varslet kan dog ved afholdelse af ekstraordinær generalforsamling nedsættes til otte dage.

Datoen for ordinær generalforsamling skal bekendtgøres 4 uger før generalforsamlingen.

Indkaldelsen bør tydeligt angive adresse og tidspunkt for afholdelse af generalforsamlingen, ligesom det bør fremgå, hvorvidt der er tale om en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling.

Ikon pdf Eksempel på indkaldelse

§ 23 i ABF’s standardvedtægt indeholder et eksempel på en minimumsdagsorden til en ordinær generalforsamling. Der må ikke være færre, men gerne flere punkter end de, der fremgår af minimumsdagsordenen.

 

2. Hvem kan deltage og stemme på generalforsamlingen?

Det fremgår af foreningens vedtægter, hvem der kan deltage og stemme på generalforsamlingen.

Det hænder, at ikke alle andelshavere har mulighed for at møde personligt op. Det er derfor vigtigt, at foreningens vedtægt indeholder klare regler om, hvorvidt en andelshaver kan afgive fuldmagt til en anden andelshaver, og i så fald hvor mange fuldmagter en andelshaver kan have med sig på generalforsamlingen.

Standardvedtægtens § 24, stk. 5, 2. og 3. punktum tager stilling til disse spørgsmål.

Ifølge standardvedtægtens § 24, stk. 5. 2. punktum kan en andelshaver afgive fuldmagt til ægtefællen, et myndigt husstandsmedlem eller til en anden andelshaver i foreningen. Standardvedtægten afgrænser derved positivt, hvilke personer en andelshaver kan afgive fuldmagt til, såfremt vedkommende ikke møder op på foreningens generalforsamling. Er der tale om en person, som ikke er nævnt i standardvedtægtens bestemmelse, vil vedkommende ikke kunne modtage fuldmagt. Det kunne eksempelvis være andelshaverens egen advokat, revisor el. lign.

Det fremgår af standardvedtægtens § 24, stk. 5. 3. punktum at en andelshaver kun kan have én fuldmagt med på generalforsamlingen. Herved har standardvedtægten positivt afgrænset, hvor mange fuldmagter en andelshaver kan have med på foreningens generalforsamling. Foreningen undgår derved, at enkeltpersoner på generalforsamlingen kan besidde en stor del af stemmerne via indhentelse af fuldmagter, og derved få afgørende indflydelse på beslutninger der bliver truffet på generalforsamlingen.

Hvis man i foreningens vedtægt ikke har en positiv afgrænsning af, hvor mange fuldmagter, en andelshaver kan have med, vil udgangspunktet være, at en enkelt andelshaver kan sidde med lige så mange fuldmagter med, som vedkommende har indhentet/ fået overdraget.   

Når det af vedtægten fremgår, at en andelshaver har ret til at afgive en fuldmagt til en fra en i vedtægten nærmere bestemt personkreds, er det vigtigt, at dirigenten sikrer sig, at der indholdsmæssigt er tale om en fuldmagt og ikke en brevstemme. En fuldmagt giver fuldmagtshaveren mulighed for selv at træffe afgørelse, om de punkter, der bliver sat til afstemning på foreningens generalforsamling.

2.1 Generel fuldmagt

En fuldmagt kan have karakter af en generel fuldmagt eller en specialfuldmagt. Derudover kan fuldmagten også ordlydsmæssigt fremstå som en generel fuldmagt, hvor fuldmagten indeholder en særlig bemyndigelse, hvor fuldmagtsgiveren udtrykkeligt angiver på konkrete områder, hvad der skal stemmes ja eller nej til. Ordlyden bør dog aldrig gøre, at fuldmagtshaver fratages muligheden for selvstændigt at tage stilling til ændringsforslag og ordlyden må ej heller have karakter af en egentlig brevstemme.  

Eksempel på generel fuldmagt:”Jeg giver Peter Jensen, Gladvej nr. 1, ret til at stemme på mine vegne på foreningens generalforsamling af 1/5-2003 vedrørende alle forhold, der kommer til afstemning på generalforsamlingen”.

Eksempel på generel fuldmagt med særlig bemyndigelse:”Jeg giver Peter Jensen, Gladvej nr. 1, ret til at stemme på mine vegne på foreningens generalforsamling af 1/5-2003 vedrørende alle de forhold, der kommer til afstemning på generalforsamlingen. Vedrørende punkt 4 i dagsordenen angående årsregnskab og budget skal der stemmes ja, og vedrørende punkt 7 skal der stemmes ja til forslaget angående bredbånd”. 

2.2 Specialfuldmagt

En specialfuldmagt angiver specifikt, hvilke punkter på dagsorden der gives fuldmagt til. 

Får dirigenten en sådan specialfuldmagt i hænde, skal vedkommende være opmærksom på, at der vedrørende afstemninger på generalforsamlingen konkret vil være forskel på hvor mange stemmeberettigede, der er til de forskellige afstemningstemaer. Dette vil afhænge af ordlyden i specialfuldmagten. 

Eksempel på specialfuldmagt: "Jeg giver Peter Jensen, Gladvej 1, ret til at stemme på mine vegne på foreningens generalforsamling af 1/5-2003 vedrørende forslag til vedtægtsændring og vedrørende forslag til boligafgiftsforhøjelse.”. 

I dette tilfælde vil fuldmagtshaveren kun kunne stemme vedrørende de i fuldmagten positivt opregnede forhold. I de resterende forhold, der er til afstemning på generalforsamlingen, foreligger der ikke fuldmagtsforhold.   

2.3 Brevstemme

Brevstemmen giver i sin ordlyd ikke fuldmagtshaveren mulighed for selv at træffe afgørelse om de forhold, der er til afstemning på generalforsamlingen. 

Brevstemmen vil ordlydsmæssigt angive hvilke forhold, der skal stemmes ja og nej til, og hvilke forhold, der afgives blank stemme til.

Dirigenten skal kun acceptere en brevstemme, såfremt det udtrykkeligt af foreningens vedtægt fremgår, at andelshaverne kan afgive brevstemmer. 

Fremgår der alene af foreningens vedtægt en ret for andelshaverne til at afgive fuldmagt, som det gør i standardvedtægtens § 24, stk. 5, vil brevstemmer ikke være tilladt, og dirigenten skal da straks destruere denne brevstemme. 

Følger foreningen ikke ordlyden i standardvedtægtens § 24, stk. 5 er det vigtigt, at bestyrelsen nøje gransker ordlyden af bestemmelsen, således at bestyrelsen er klar over, hvilke regler, der gælder for fuldmagter og eventuelt brevstemmer i andelsboligforeningen.

2.4 Bisidder

Hvis en andelshaver ønsker det, kan personen medbringe en bisidder på generalforsamlingen. En bisidder har ikke taleret på generalforsamlingen ifølge ABF’s standardvedtægt.

<Tilbage til toppen

3. Dagsorden

3.1 Bestyrelsens beretning

Standardvedtægternes § 23, stk. 2, nr. 2

Det er under dette punkt, at bestyrelsen beretter om, hvad den har lavet i perioden siden sidste generalforsamling. Beretningen skal ikke vedtages på generalforsamlingen.

Der er som udgangspunkt ingen begrænsninger i forhold til, hvad der kan stå i bestyrelsens beretning. Beretningen kan indeholde oplysninger om de forskellige projekter, som andelshaverne vedtog på sidste års generalforsamling, om bestyrelsens arbejde generelt det foregående år og om hvilke opgaver bestyrelsen selv har påtaget sig.

Der er dog en enkel undtagelse i forhold til det ellers frie valg ved udarbejdelse af beretningen. Hvis bestyrelsen har ekskluderet en andelshaver eller på anden måde har været inde over nogle sager, der indeholder personfølsomme oplysninger, må alle disse oplysninger ikke gives videre til generalforsamlingen. Dette hænger sammen med, at disse personfølsomme oplysninger kan vedrøre andelshaveres økonomi og andre områder, der ikke vedrører andre end den enkelte andelshaver og bestyrelsen. Bestyrelsen har i sådanne tilfælde tavshedspligt og må ikke videregive nogen oplysninger.

Hvis bestyrelsen ønsker at oplyse om, at de har foretaget en eksklusion, må bestyrelsen gerne det. Men de må ikke give generalforsamlingen flere oplysninger end at der er sket en eksklusion.

Beretningens længde

Der er intet krav til beretningens længde. Dette indebærer, at beretningen kan være alt fra en ½ halv side til 10 sider lang eller mere. Længden af beretningen bør ikke være det afgørende. Det afgørende er, at de væsentlige bestyrelsesopgaver i det foregående år, bliver omtalt i beretningen.

Det er almindeligvis formanden, der læser beretningen op, men det er også muligt at overlade opgaven til et af de andre bestyrelsesmedlemmer.

Hvis bestyrelsen ønsker det, kan man sende beretningen ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. På den måde behøver bestyrelsen ikke læse den hele op på generalforsamlingen, men blot nævne hovedtrækkene, fordi andelshaverne allerede er bekendt med hele indholdet og derfor vil være i stand til at tage stilling til indholdet af beretningen. Bestyrelsen kan også vælge at læse hele beretningen op på generalforsamlingen og ikke sende den ud sammen med indkaldelsen. Det er op til den enkelte bestyrelse.

3.2 Forelæggelse af årsrapport

Årsrapporten er foreningens regnskab og indeholder vigtig information om foreningens økonomi. Det er et grundlæggende krav, at årsregnskabet skal give et retvisende billede af andelsboligforeningens økonomi.

En forudsætning for, at årsregnskabet kan give et retvisende billede af andelsboligforeningens økonomiske forhold er, at det indeholder oplysninger om forhold, der er relevante for regnskabslæserne, og at oplysningerne er pålidelige og overskuelige og dermed støtter regnskabsbrugerne ved deres økonomiske beslutninger. Årsrapporten består af en balance, resultatopgørelse og noter, og disse skal tilsammen give et såkaldt retvisende billede af foreningernes aktiver og passiver, årets resultat og den økonomiske stilling i øvrigt.

Årsregnskabsloven

Årsregnskabsloven omfatter erhvervsdrivende virksomheder, som leverer ydelser og modtager vederlag herfor. Andelsboligforeninger er dermed også omfattet af loven, da der er såkaldt 'ydelse til leje' (andelshavere og lejere betaler afgift til foreningen for brugsret til boligen/lejemålet).

Årsregnskabsloven opdeler virksomheder i 4 regnskabsklasser, A, B, C og D. Regnskabsklasse D gælder for børsnoterede selskaber og regnskabsklasse A gælder de mindste virksomheder, herunder andelsboligforeninger. Virksomheder omfattet af regnskabsklasse A skal ikke indsende årsrapport til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

Selvom andelsboligforeninger skal efterleve de grundlæggende krav fra regnskabsklasse A, kan foreningen dog vælge at følge yderligere krav fra regnskabsklasse B. Såfremt dette er tilfælde behøver foreningen ikke følge hele det højere sæt af regler, men skal følge hele det højere sæt af regler på en systematisk og konsekvent måde.

Brug af revisor

For regnskabsklasse A er det ikke et krav, men et muligt tilvalg, at regnskabet revideres af en revisor. ABF anbefaler i standardvedtægten, at revisoren er registreret/autoriseret. Med revisors underskrift på regnskabet har revisoren ansvaret for, medmindre andet fremgår af påtegningen, at årsrapporten er revideret af revisoren, og at den er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen og opgjort under omhyggelig hensyntagen til bestående værdier, rettigheder og forpligtelser og i overensstemmelse med lovgivningens krav til regnskabsaflæggelse.

Udsendelse af årsrapport

Andelsboligforeningernes vedtægter vil stort set altid bestemme, at den reviderede årsrapport hvert år skal udsendes til foreningens medlemmer sammen med indkaldelse til generalforsamlingen. Efter ABF’s standardvedtægter er der en 4 måneders frist for afholdelse af ordinær generalforsamling med forelæggelse af årsrapport (§23), som i realitet reduceres med 14 dage, idet indkaldelsen til generalforsamling skal ske med 14 dages varsel (§24), og årsrapporten skal udsendes til andelshaverne samtidig med indkaldelsen (§34).

3.3 Drifts- og likviditetsbudget

Bestyrelsen skal fremlægge et driftsbudget, som generalforsamlingen skal godkende. Det vedtagne driftsbudget er generalforsamlingens bemyndigelse til bestyrelsen til at anvende foreningens midler inden for budgettets rammer. Driftsbudgettet udarbejdes for etårig periode svarende til regnskabsåret

Ud over driftsbudgettet er det vigtigt at skabe overblik over likviditeten, så det sikres, at de nødvendige likvide midler er til rådighed, når de skal bruges. Der kan dermed også udarbejdes en likviditetsplan, hvor likviditeten svarende til bestemte dage i løbet af regnskabet anslås.

Reglerne om fastsættelse af boligafgiften bør være angivet i foreningens vedtægt, og det almindelige er, at generalforsamlingen i forbindelse med godkendelse af driftsbudgettet samtidig tage stilling til boligafgiftens størrelse i perioden frem til næste generalforsamling

3.4 Forslag

Standardvedtægternes § 23, stk. 2, nr. 5

Det er under dette punkt, at bestyrelsens og andelshavernes forslag skal til afstemning. Der er ingen begrænsning i forhold til, hvad der kan stilles forslag om på de ordinære generalforsamlinger, dog må forslaget ikke stride imod formålsbestemmelsen i vedtægten eller lovgivning. På de ekstraordinære generalforsamlinger kan der ikke stilles yderligere forslag end det, som står på indkaldelserne. Der kan kun stilles ændringsforslag til det bestemte emne, der skal stemmes om på den ekstraordinære generalforsamling.

Det vil oftest være bestyrelsen eller andelshaverne, der stiller forslag, men visse vedtægter bemyndiger også andre til at stille forslag på den ordinære generalforsamling. Det fremgår eksempelvis af ABF’s standardvedtægt § 24, stk. 4, at enhver andelshaver og dennes ægtefælle samt myndigt husstandsmedlem har ret til at stille forslag. Det vil sige, at en andelshavers samlever, forudsat at denne er myndig, også har ret til at stille forslag på en generalforsamling. Derimod vil en lejer hos en andelshaver ikke have ret til at deltage i en generalforsamling og heller ikke have ret til at stille forslag, idet en lejer ikke er en del af andelshavers husstand.  

Fremsættelse af forslaget

Vedtægten stiller almindeligvis krav om, at forslag skal være bestyrelsen i hænde inden for en vis frist, som i standardvedtægten er på 8 dage, før generalforsamlingens afholdelse. Hvis forslaget er bestyrelsen i hænde efter fristens udløb, må bestyrelsen afvise at tage forslaget op på generalforsamlingen, da en for sen indlevering af forslaget vil gøre det svært for både bestyrelsen og andre andelshavere at nå at undersøge konsekvenserne af vedtagelsen af forslaget.

Hvis der er tale om et ændringsforslag kan dette fremsættes og behandles på generalforsamlingen på trods af, at det foreslås efter udløbet af fristen. Det hænger sammen med, at andelshaverne og bestyrelsen er klar over hovedforslagets indhold og vil derfor også kunne tage stilling til et ændringsforslag.

Dirigentens rolle

Hvorvidt forslaget overholder tidsfrister og vedtægtsbestemmelser og dermed kan komme til afstemning vil være op til generalforsamlingens dirigent at afgøre. Dirigenten spiller en væsentlig rolle på generalforsamlingen, idet det er dirigenten, som afgør, hvorvidt generalforsamlingen er lovligt indkaldt, hvorvidt der er det fornødne antal personer/stemmer til stede, hvorvidt et forslag er lovligt fremsat og i overensstemmelse med foreningens formål, samt hvorvidt et forslag er vedtaget eller ej efter en afstemning. 

Så snart dirigenten er valgt, bør denne sikre sig, hvem der har fuldmagter med, hvor mange og indholdet af disse. Her er det vigtigt, at dirigenten har en kopi af vedtægtens bestemmelse om fuldmagt liggende foran sig. Hvis det fremgår, at en andelshaver har for mange fuldmagter med, skal dirigenten med det samme destruere de ikke-tilladte fuldmagter.

Vedtægten afgør proceduren

Det vil helt konkret være den enkelte forenings vedtægt, der afgør, hvem der har adgang til generalforsamlingen, hvem der kan stemme, hvem der kan gives fuldmagt til, samt hvem der kan stille forslag. Herudover vil vedtægten regulere, hvorledes der skal indkaldes til generalforsamlingen, med hvilket varsel dette skal ske, hvornår forslag skal være fremsat m.m.

Det er vigtigt for generalforsamlingen at vælge en kompetent dirigent, som har kendskab til foreningens vedtægt og herunder regler for afholdelse af generalforsamlinger, idet generalforsamlingen ikke blot kan omgøre dirigentens beslutninger, men i stedet er nødt til at afsætte dirigenten og vælge en ny, såfremt man ikke er enig i dirigentens afgørelser. 

Inhabilitet på generalforsamling

Medlemsrådgivningen er blevet spurgt til blandt andet inhabilitet på en generalforsamling, idet der er nogle foreninger, som er af den opfattelse, at dem som stiller forslag enten ikke selv kan deltage i debatten om det pågældende forslag eller ikke kan deltage i afstemningen om det pågældende forslag. Men begge disse opfattelser er forkerte. Den person, der har stillet forslaget vil således have ret til at fremlægge forslaget på generalforsamlingen samt deltage i debatten vedrørende forslaget, og den pågældende vil også have ret til at deltage i afstemningen om det forslag, den pågældende har stillet, forudsat at foreningens vedtægt giver den pågældende stemmeret.

Det vil som udgangspunkt være andelshaveren, som har stemmeret, selv om andelshavers ægtefælle for eksempel kan deltage i generalforsamlingen og har ret til at stille forslag. Man kan således forestille sig den situation, at det er ægtefællen eller den myndige samlever, der har stillet forsalget, mens det er andelshaveren, der har stemmeretten, når det kommer til afstemning om det fremsatte forslag.

Hvad er et hovedforslag og et ændringsforslag?

Et hovedforslag kan stå alene og vedtages i den form det har. Et hovedforslag kan f.eks. være, at vedtægtens § 9 ændres på en bestemt måde.

Et ændringsforslag kan derimod ikke stå alene. Et ændringsforslag giver kun mening, hvis det står sammen med hovedforslaget. Et ændringsforslag vil f.eks. foreligge, hvis en andelshaver foreslår, at gebyret for ikke at deltage i arbejdsdagen skal være 300 kr. i stedet for det foreslåede på 500 kr. Hvis et ændringsforslag fuldstændig vil ændre betydningen af og intentionen med hovedforslaget, vil der ikke være tale om et ændringsforslag, men i stedet et hovedforslag.

>>Spørg eksperten: Sådan stiller du et forslag

3.5 Valg

Standardvedtægternes § 23, stk. 2, nr. 6

Under dette punkt skal der vælges bestyrelsesmedlemmer og formand. Bestyrelsen består almindeligvis af én formand og 2-4 bestyrelsesmedlemmer. Derudover skal der også vælges 1-2 suppleanter.

Valg til tillidsposter

Det er vedtægten, der går ind og regulerer, hvem der kan vælges. Almindeligvis kan kun andelshavere, disses ægtefæller og myndige husstandsmedlemmer vælges til bestyrelsen, og der bør kun kunne vælges én person pr. bolig.

Det er som regel kun formanden, der skal vælges separat, mens de andre bestyrelsesmedlemmer blot stemmes ind og bestyrelsen derefter konstituerer sig selv. 

Hvis der ikke står noget i vedtægten om, hvem der kan vælges til bestyrelsen, er det kun andelshavere, der kan vælges.

Selvom en person som udgangspunkt er valgbar til bestyrelsen, kan der være andre grunde, der gør, at personen ikke kan vælges som bestyrelsesmedlem. Hvis en andelshaver er umyndig kan denne ikke indvælges i bestyrelsen.

Enhver lovlig generalforsamling kan afsætte enten hele bestyrelsen eller kun enkelte bestyrelsesmedlemmer, hvis det er på dagsordenen. Hvis generalforsamlingen vedtager et mistillidsvotum til bestyrelsen eller et enkelt medlem, skal medlemmet eller medlemmer gå af med det samme.

Hvis andelshaverne på en generalforsamling vælger at afsætte hele eller dele af bestyrelsen, bør der på generalforsamlingens dagsorden være et punkt, der hedder valg af ny bestyrelse. Det skyldes, at generalforsamlingen ellers ikke vil kunne vælge en ny bestyrelse efter at have afsat den eksisterende.

Hvis punktet ”Valg af ny bestyrelse” eller blot ”Valg af bestyrelse” ikke står i dagsordenen, bliver andelshaverne nødt til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, hvor de kan vælge en ny bestyrelse.

3.6 Eventuelt

Standardvedtægternes § 23, stk. 2, nr. 7

Når foreningen på den ordinære generalforsamling når til punktet Eventuelt kan generalforsamlingen bringe forskellige emner op alt efter, hvad andelshaverne mener er aktuelt at diskutere. Der kan ikke træffes beslutninger under punktet Eventuelt. Så hvis andelshaverne faktisk har et emne, som generalforsamlingen skal tage stilling til, bliver bestyrelsen nødt til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, hvor der kan tages stilling til spørgsmålet.

Der kan diskuteres alt under punktet Eventuelt – der er ingen begrænsninger for generalforsamlingen i forhold til emnevalg.

Konflikt under punktet Eventuelt

Hvis der skulle være et emne, der bliver bragt under punktet Eventuelt, der skaber splid til generalforsamlingen og resulterer i f.eks. usaglig personkritik, skældsord og højlydte usaglige protester, kan dirigenten ligeledes her gå ind og stoppe andelshaverne og dermed fratage dem taleretten. På den måde er der mulighed for at hindre at punktet Eventuelt udvikler sig til et ”mudderkasteri”.

OBS!

Punktet eventuelt kan kun stå på dagsordenen til den ordinære generalforsamling. Punktet kan ikke stå på dagsordenen til de ekstraordinære generalforsamlinger.

Det hænger sammen med, at der på en ekstraordinær generalforsamling kun skal diskuteres de faste punkter, der er på dagsordenen; de punkter, der skal stemmes om.

 <Tilbage til toppen

4. Referat

Referatet fra generalforsamlingen er et vigtigt arbejdsredskab for store som små beslutninger, der senere skal føres ud i virkeligheden.

Referatet skal sikre, at man altid kan gå tilbage og se, præcis hvad der er blevet vedtaget. Det har derfor stor betydning - hvordan et referat fra en generalforsamling udformes og hvilke ting der føres til protokol, idet man skal huske på, at referatet skal kunne bruges som dokumentation fremover. 

Ting, man skal huske at være opmærksom på, når man har ansvaret for referatet fra en generalforsamling:   

1. Angive andelsboligforeningens navn 

2. Angive dato og årstal for generalforsamlingen 

3. Angive hvem der var til stede. I mindre foreninger kan det være en fordel foruden at skrive navn også at tilføre adresse/ nr. på hver andelshaver, der er til stede. I større andelsboligforeninger angives:

a) hvor mange, der er til stede

b) hvor mange andele disse repræsenterer

c) hvor mange andele, der er i alt 

Andelshaverne registreres ved indgangen med afkrydsning eller lignende i forbindelse med udlevering af stemmesedler eller stemmekort. Resultatet af afkrydsningen opbevares som bilag til referatet i foreningens protokol. Der må desuden være en kontrol af, hvem der forlader generalforsamlingen inden dagsorden er udtømt af hensyn til afstemningerne. 

4. Angive antal af fuldmagter. Fuldmagter skal afleveres til dirigenten ved generalforsamlingens start, eller ved registreringen. Fuldmagter skal opbevares som bilag til foreningens protokol. 

5. Generalforsamlingens dagsorden. Dagsorden skal gengives nøjagtig, som den er fremgået af indkaldelsen, suppleret med forslag, der er indkommet rettidigt og som skal behandles, men som ikke er nævnt i indkaldelsen. Forslag gengives i dagsorden i referatet – i sin fulde ordlyd. 

6. Punkter på dagsorden. Hvert nyt punkt indledes med punktets nummer på dagsorden samt ’’titel’’ F.eks. Punkt 2. Bestyrelsens beretning – og ikke kun punkt 2. 

7. Afstemningstema. Før hver afstemning skal dirigenten formulere afstemningstemaet for at sikre, at alle har forstået, hvad der stemmes om. Det afstemningstema, dirigenten formulerer, gengives i referatet, nøjagtig som det blev formuleret. 

8. Afstemningsresultater. Afstemningsresultaterne gengives for hver enkelt afstemning med, hvor mange der har stemt for, hvem der har stemt imod og hvor mange der undlod at stemme. Eksempel: for forslaget stemte 16, imod forslaget stemte 4, 1 undlod at stemme. Forslaget er vedtaget/forkastet. 

9. Personvalg angives med fuldt navn og adresse. I mange referater fremgår det: ”Valgt som formand blev Ib. Hanne og Bo blev valgt til bestyrelsen”. For andelshaverne, der kender både Ib, Hanne og Bo, er det formentlig fuldt tilstrækkeligt, men når Ib, Hanne og Bo skal skrive under på f.eks. et lånedokument i banken, skal referatet kunne dokumentere personernes ret til at underskrive. Referatet bør derfor angive: Valgt til formand blev Ib Ibsen, Solvej 1. Valgt til bestyrelsen blev: Hanne Jensen, Solvej 3 og Bo Hansen, Solvej 5, hvilket giver en entydig identifikation af de personer, der blev valgt til bestyrelsen. 

10. Valgperiode. Hvis bestyrelsens medlemmer afgår på skift hvert andet år, må det anføres for hvilken periode et bestyrelsesmedlem er valgt. Det er praktisk både for at holde styr på valgperioderne, men også for at kunne dokumentere bestyrelsens sammensætning, at referatet angiver, hvordan den samlede bestyrelse er sammensat, samt den resterende valgperiode for hvert enkelt.

11. Referater underskrives med navn og funktion. Referatet af generalforsamlingen skal underskrives efter vedtægterne. Normalt underskriver formand og dirigent, eller af dirigenten og hele bestyrelsen. Det må under hver underskriftslinje angives, hvem der skriver med navn, samt deres funktion, f.eks. Ib Ibsen – formand.   

 <Tilbage til toppen

5. Quorumregler

'Quorum' betegner det minimumsantal af medlemmer, der skal være til stede, før en beslutning gyldigt kan træffes eller et forslag kan vedtages. Quorumreglerne findes i foreningens vedtægt.

Vær opmærksom på, at der kan være angivet forskellige regler afhængig af typen af beslutninger og forslag. Det er dirigentens opgave at sikre, at quorom er opfyldt.

I ABF’s standardvedtægt er quorumreglerne angivet i § 25, stk. 1. Heraf fremgår det, at mindst 1/5 af de stemmeberettigede skal være repræsenteret på generalforsamlingen, for at den er beslutningsdygtig. Ved særlige beslutninger skal der være 2/3 af de stemmeberettigede til stede.

Quorumreglerne er beskrevet i standardvedtægtens § 25, men hvis foreningens egne vedtægter intet siger om dette, må det antages, at forsamlingen er beslutningsdygtig, når blot enkelt medlem er mødt frem. Det enlige medlem kan altså træffe enhver beslutning og vedtage ethvert forslag, forudsat at indkaldelsen til generalforsamlingen har været lovlig. 

’’Almindelige’’ beslutninger i mange foreninger foreskriver vedtægten ofte quorum i forhold til ’’almindelige’’ beslutninger og forslag, således at mindst 20 % af medlemmerne skal være fremmødt/til stede/repræsenteret.   Til ’’almindelige’’ beslutninger henregnes ofte: 

• Godkendelse af beretning

• Godkendelse af regnskab

• Godkendelse af driftsbudgetter og - eventuelt indenfor den i vedtægten fastlagte procentgrænse – beslutning om forhøjelse af boligafgiften.

• Visse typer af forslag

• Valg 

I ABF’s standardvedtægt fremgår at 20 % af samtlige mulige stemmer skal være repræsenteret. Dette betyder, at eventuelle fuldmagter også kan indgå ved optællingen. 

5.1 'Særligt vigtigt' beslutninger

Ud over den almindelige quorumregel kan der i vedtægten være fastsat særlige quorum for bestemte typer af beslutninger, som man finder af særlig betydning. Ofte vil vedtægten her fastsætte et krav til et større antal fremmødte/til stede/repræsenteret, typisk mere end halvdelen. Almindelige bestemmelser er 2/3 eller ¾ af medlemmerne. Af sådanne 'særligt vigtige' beslutninger kan nævnes 

• Beslutning om foreningens opløsning eller køb og salg af fast ejendom.

• Forslag om vedtægtsændringer

• Beslutning om væsentlige ændringer i fælles bestanddele.

• Beslutninger af større økonomisk betydning.   

Det er dirigentens opgave at konstatere, om der er quorum, altså om der er mødt tilstrækkeligt mange medlemmer frem til, at en given beslutning kan træffes.

Der kan i en eventuel forretningsorden for generalforsamlingen være fastlagt regler for hvornår quorum konstateres.

Hvis der ikke er nogen forretningsorden, eller denne ikke tager stilling til spørgsmålet, må dirigenten, hver gang en beslutning skal træffes, sikre sig, at det fornødne antal andelshavere er tilstede/repræsenteret.  

 <Tilbage til toppen

6. Guide: skab den gode generalforsamling

Generalforsamlingen er det årlige møde, hvor andelshavere får mulighed for i fællesskab at træffe væsentlige beslutninger om foreningens drift, økonomi, vedtægter eller andre tiltag. Det er også her, at beboere kan snakke sammen, udveksle synspunkter og komme med holdninger til forskellige emner.

Og for at generalforsamlingen bliver en god og positiv oplevelse for alle, har ABF her samlet en række tips og idéer til den gode generalforsamling:

• Sørg for at indkaldelse og diverse forslag er omdelt i god tid, og at de er formuleret i et let forståeligt sprog. Det skaber større overblik for andelshaverne og dermed færre spørgsmål og deraf kortere møder

• Vælg en dato og et tidspunkt, som ikke er samtidigt med fodboldlandskampe, X Factor-finale, valgaftener eller andre seer-magneter.

• Vælg et egnet lokale tæt på andelsboligforeningen, som ikke er for stort og ikke for småt. Sørg for, at der er stole til alle deltagere.

• Hvis der er mange nye andelshavere, så lav navneskilte til bestyrelsen, administrator, dirigent m.m.

• Vælg en dirigent med gennemslagskraft, som er god til at styre en debat

• Sørg for at alle punkter på dagsordenen bliver gennemgået på en måde så andelshaverne forstår, hvad det er man stemmer om

• Køb øl og vand

• Giv den fornødne tid til at andelshaverne kan stille spørgsmål eller komme med kommentarer, og husk at de er ikke lige så meget inde i de forskellige punkter som bestyrelsen

• Hvis der kommer forslag om nye tiltag under eventuelt, kan det være en god idé at foreslå at lave underudvalg, så flere andelshavere bliver inddraget i det løbende driftsarbejde. På den måde bliver andelshaverne hørt, og de får selv mulighed for at søge indflydelse på deres forening

• Overvej om I kan lave noget socialt efter generalforsamlingen, fx fællesspisning. Det tiltrækker folk til generalforsamlingen

 <Tilbage til toppen

Du kan læse mere om generalforsamling i ABFhåndbogen.